Регистрация счетов фактур в налоговой

Полезная юридическая информация по теме: "Регистрация счетов фактур в налоговой" с описанием от профессионалов. На странице собрали данные по теме с комментариями профессионалов. Все вопросы вы можете задать дежурному юристу.

Документы — Счет-фактура

Есть стандартное правило: если компания на общей системе что-то реализует, в том числе передаст безвозмездно, то она должна выставить обычный счет-фактуру на отгрузку. Но есть еще счета-фактуры на аванс, исправленные и корректировочные документы. Все эти бумаги нужны для того, чтобы одна из сторон сделки смогла принять к вычету НДС, выделенный в счете-фактуре. Поэтому документ нужен в двух экземплярах. Один остается у продавца (стороны сделки, передающей товары, работы или услуги). Второй забирает покупатель.

Итак, универсальный передаточный документ создан на базе счета-фактуры. Причем счет-фактура перенесен в новый документ полностью и отделен жирной чертой. После чего идет информация о дате отгрузки и приемки груза, ответственных лицах — то есть те реквизиты, которые обычно содержатся в таких первичных документах, как № ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и т. п. Благодаря тому, что в новой форме присутствуют как реквизиты налогового документа — счета-фактуры, так и первичного бухгалтерского документа, ее можно использовать в двух разных качествах. Либо просто как документ, подтверждающий переход права собственности. Либо как документ на переход права собственности и для исчисления НДС.

С июля у компаний появилось законное право составлять единые корректировочные счета-фактуры. Вот допустим, по какой-то причине вы меняете цены одновременно по нескольким поставкам или договорам. Раньше в такой ситуации вам пришлось бы выписывать для каждого первичного счета-фактуры отдельный корректировочный. Теперь же все изменения сразу вы вправе отразить в одном документе. Но пока применять на практике новое удобство надо с осторожностью. Мы дадим вам советы, как можно оформлять сейчас единый корректировочный счет-фактуру. А еще расскажем, как теперь по новым правилам регистрировать корректировочный счет-фактуру в случае, когда стоимость отгруженных товаров увеличивается.

Здесь следует обратить внимание на такой момент, который подметил и ВАС РФ. Изменение цены (тарифа) и уточнение количества (объема) поставленных (отгруженных) товаров названы в гл. 21 НК РФ в качестве частных случаев, влекущих изменение стоимости отгруженных товаров. Однако они являются единственно определенными как основанные на соответствующем соглашении сторон, о котором упоминается в п. 10 ст. 172 НК РФ. Более того, из Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 1137, усматривается: названные счета-фактуры рассчитаны исключительно на случаи изменения цены (тарифа) и уточнения количества (объема) отгруженных товаров и не предусматривают возможности их применения к иным случаям, оказывающим влияние на стоимость товаров.

Более 11 лет прошло с тех пор, как было введено в действие Постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914, которое являлось практически настольной книгой всех плательщиков НДС. Поправки, внесенные за это время в гл. 21 Налогового кодекса, даже пересчитать сейчас проблематично. Именно с той целью, дабы ничего не потерялось, скорее всего, и было решено принять новый документ, а именно Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137. Помимо всего прочего, в нем приведены новая, уже постоянная форма корректировочного счета-фактуры, а также порядок регистрации такого рода «корректировок» в книгах покупок и продаж.

Изучаем правила составления НДС-документов. Комментарий к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. Итак, очередные планы налоговой службы воплотились в жизнь: обновлены формы обычного счета-фактуры, книг покупок и продаж, правила их заполнения; появилась новая форма корректировочного счета-фактуры; впервые утверждена и форма журнала учета полученных/выставленных счетов-фактур; изменились правила исправления счетов-фактур. Давайте рассмотрим изменения, касающиеся абсолютно всех плательщиков НДС.

Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 утверждены новые формы счетов-фактур (в том числе корректировочного), журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также книги продаж и книги покупок и Правила их ведения. Поэтому интерес к данному документу со стороны плательщиков НДС вполне понятен. За минувшие два года в ст. 169 «Счет-фактура» Налогового кодекса было внесено немало изменений. Они касались как реквизитов счетов-фактур, их составления в электронном виде, выставления корректировочных счетов-фактур, так и формы ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137, состоит из двух частей: ч. 1 «Выставленные счета-фактуры», ч. 2 «Полученные счета-фактуры». Журнал составляется на налоговый период. Если он формировался на бумажном носителе, то до 20-го числа месяца его следует прошнуровать, страницы пронумеровать и скрепить подписью руководителя организации (уполномоченного лица) или ИП и скрепить печатью компании. Журнал, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при передаче Журнала учета в налоговую инспекцию для проверки.

Поводом для написания данной статьи послужило Письмо ФНС России от 28.09.2011 N ЕД-4-3/[email protected], выпущенное в преддверии вступления в силу поправок Федерального закона от 19.07.2011 N 245-ФЗ, позволяющих сторонам сделки уточнять свои обязательства и расчеты с бюджетом посредством составления корректировочных счетов-фактур. Само разъяснение ценно тем, что в нем не только высказано мнение налоговиков о применении новых положений, но и приведена рекомендуемая форма корректировочного счета-фактуры, а также описан Порядок его заполнения. Выделим наиболее полезную информацию.

Регистрация счетов фактур в налоговой

сегодня
USD ЦБ 65.20
EUR ЦБ 72.90
BTC/USD 9793.41

калькулятор валют

Вопрос: О регистрации счетов-фактур в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж, а также о представлении налоговой декларации по НДС лицом, освобожденным от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС.

Федеральная налоговая служба, рассмотрев обращение ООО о порядке регистрации счетов-фактур в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж, а также о представлении налоговой декларации по НДС налогоплательщиком, применяющим в соответствии со ст. 145 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) освобождение от исполнения обязанностей плательщика НДС, сообщает следующее.

В соответствии с п. 3 ст. 169 Кодекса налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж.

На основании п. 5 ст. 168 Кодекса при освобождении налогоплательщика в соответствии со ст. 145 Кодекса от исполнения обязанностей налогоплательщика (далее — освобождение) расчетные документы, первичные учетные документы оформляются и счета-фактуры выставляются без выделения соответствующих сумм налога. При этом на указанных документах делается соответствующая надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)».

Согласно п. п. 3 и 6 ст. 145 Кодекса лица, использующие право на освобождение, должны представить в налоговый орган выписку из книги продаж, копию журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Читайте так же:  Налог на имущество организаций обособленное подразделение

С учетом изложенного налогоплательщики, применяющие в соответствии со ст. 145 Кодекса освобождение, выставляют счета-фактуры с надписью «Без НДС» и регистрируют их в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также в книге продаж в общеустановленном порядке.

По вопросу регистрации счетов-фактур в книге покупок обращаем внимание на следующее.

На основании положений ст. ст. 170 и 171 Кодекса организации и индивидуальные предприниматели, применяющие освобождение, права на применение налоговых вычетов по НДС не имеют.

Согласно п. п. 1 и 2 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137, книга покупок, в которой регистрируются счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), ведется в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению), покупателем.

Поскольку организации и индивидуальные предприниматели, применяющие освобождение, не имеют право на вычеты сумм НДС, то указанные лица вправе книгу покупок не вести.

Что касается представления налоговых деклараций по НДС, то организации и индивидуальные предприниматели, применяющие освобождение и в период данного освобождения не выставляющие покупателям счета-фактуры с выделенной суммой налога на добавленную стоимость, а также не исполняющие обязанности налогового агента по данному налогу, в налоговый орган по месту своего учета декларацию по налогу на добавленную стоимость не представляют.

Журнал полученных и выставленных счетов-фактур: сдача в 2018 году

Организации и ИП, связанные с НДС, должны вести журнал полученных и выставленных счетов-фактур. Кто сдает в 2018 году этот журнал в налоговые инспекции? На каком бланке его заполнять? В какие сроки передавать в ИФНС заполненный бланк? Ответим на вопросы.

Кто в 2018 году должен вести журнал счетов-фактур?

В 2018 году журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должны формировать посредники. Кто к ним относится? Если коротко, то это компании и ИП, работающие от своего имени, но в интересах третьих лиц (то есть, сторонних фирм). Такими посредниками считаются:

  • комиссионеры (п. 1 ст. 990 ГК);
  • агенты (п. 1 ст. 1005 ГК);
  • экспедиторы, организующие исполнение услуг с привлечением третьих лиц, но сами в перевозках не участвующие (п. 1 ст. 801, ст. 805 ГК);
  • застройщики, организующие строительство с привлечением подрядчиков, но сами в выполнении подрядных работ не участвующие (ст. 740 ГК).

Заметим, что система налогообложения значения не имеет. Даже если ООО или ИП применяют УСН и являются посредниками, то они обязаны заполнять в 2018 году журнал полученных и выставленных счетов-фактур. Однако есть случаи, когда комиссионеры и агенты должны вести журнал учета счетов-фактур. Так, например, если они продают товары покупателям на спецрежиме или физическим лицам, то могут и не выставлять им счета-фактуры. А раз так, то и журнал в 2018 году вести не требуется.Но кто сдает журнал в ИФНС и в какие сроки? Об этом расскажем далее.

Кто сдает журнал счетов-фактур в 2018 году: правила

В 2018 году посредники передают в ИФНС журнал со счетами-фактурами, которые выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности. Таким образом, ответ на вопрос «кто сдает журнал 2018 году» – все, кто обязан его вести!

[3]

Получив журнал, налоговые инспекции в 2018 году смогут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот -соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Сдавать журнал в ИФНС требуется нужно не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Это можно делать только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 5.2 ст. 174 НК РФ, письмо ФНС России от 8 апреля 2015 г. № ГД-4-3/5880). Если же вы плательщик НДС или налоговый агент по НДС, то журнал допускается обобщать «на бумаге». Тогда передавать его в ИФНС не требуется.

Вот таблица со сроками сдачи журнала полученных и выставленных счетов-фактур в 2018 году:

Отчетный период Срок сдачи журнала
4 кв. 2017 года 22 января 2018 г. (перенос с 20 января)
1 кв. 2018 года 20 апреля 2018 г.
2 кв. 2018 года 20 июля 2018 г.
3 кв. 2018 года 22 октября 2018 г. (перенос с 20 октября)
4 кв. 2018 года 21 января 2019 г

Бланк журнала счетов-фактур 2018

Форма (бланк) журнала содержится в приложении № 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Электронный формат журнала ФНС определен приказом от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93.

Часть 2 журнала
В части 2 журнала регистрируют полученные счета-фактуры. Тут нужно зафиксировать счета-фактуры, которые компания получила:

в отчетном квартале;

до срока сдачи декларации для посредников на общем режиме – до 25 числа следующего месяца;

до срока сдачи журнала учета для посредников на спецрежиме – до 20 числа месяца.

Что касается экспедиторов и застройщиков, то в части 2 журнала они регистрируют данные счетов-фактур, полученных от продавцов.

Часть 1 журнала В части 1 отражают счета-фактуры, которые компания составила за отчетный квартал. Экспедиторы и застройщики показывают в этой части документы, которые выставляли клиенту или инвестору.

Главное: бухгалтеру на заметку

Далее обобщим главные правила о ведении журнала полученных и выставленных счетов-фактур в 2018 году:

  • журнал ведется только в тех кварталах, когда вы выставляли или получали счета-фактуры, действуя в интересах третьих лиц. И регистрировать в нем надо только такие счета-фактуры, т.е. те, по которым вы сами НДС не начисляете и не принимаете к вычету. Счета-фактуры на свое вознаграждение в журнале не регистрируйте (п. 1(2) Правил ведения журнала);
  • счета-фактуры, выставленные вами при продаже или приобретении товаров (работ, услуг) в качестве посредника, регистрируйте в ч. 1 журнала на дату их составления (п. 3 Правил ведения журнала);
  • счета-фактуры, полученные вами в качестве посредника при приобретении или продаже товаров (работ, услуг), записывайте в ч. 2 журнала по дате их составления (п. п. 3, 12 Правил ведения журнала);
  • если ваша компания – плательщик НДС или налоговый агент по НДС, включите сведения из журнала в разд. 10 и 11 декларации по НДС. Отдельно сдавать журнал в налоговую инспекцию не надо (п. п. 49, 50 Порядка заполнения декларации по НДС, Письмо ФНС от 08.04.2015 № ГД-4-3/5880).
  • если ваша компания не является ни плательщиком НДС, ни налоговым агентом по НДС, то вы должны сдавать журнал учета счетов-фактур в ИФНС не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Читайте так же:  Пенсионные баллы служба в армии

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Электронный учет счетов-фактур

Компании, являющиеся плательщиками НДС регистрируют счета-фактуры в книгах покупок и продаж, а компании, которые являются посредниками – в журналах учета. Учет бумажных счетов-фактур происходит по дате составления. С электронными счетами-фактурами немного сложнее, так как они имеют одновременно три даты: дату составления, дату выставления и дату получения. В статье рассмотрим каким образом осуществляется электронный учет счетов-фактур.

Электронный счет-фактура

Электронный счет-фактура является аналогом бумажного варианта и представляет собой основания для принятия НДС, предъявленных продавцом, к вычету. Для использования в документообороте электронных счетов-фактур необходимо согласие всех сторон совершаемых сделок, а также наличие определенных технических возможностей. Выставлять в электронном виде счета-фактуры вправе не только продавцы, но и налоговые агенты, комиссионеры, агенты, которые от своего имени продают или приобретают товары для принципала. Таким образом, обмен электронными счетами-фактурами возможен в случае соблюдения следующих условий:

  • наличие согласия от каждого участника сделки;
  • составление документа происходит по утвержденному формату;
  • подпись документа осуществляется усиленной квалифицированной подписью;
  • техсредства и возможности для приема электронных документов и из обработки есть у всех сторон сделки.

Порядок выставления электронного счета-фактуры

Счет-фактуру необходимо выставить в срок до 5 дней с даты отгрузки товара (работ, услуг) либо получения аванса. В соответствии со статьей 169 НК РФ это можно делать не обязательно в бумажном виде, но и в электронном. Электронный счет-фактура является полноценным аналогом бумажного. Он содержит все необходимые реквизиты, а также подписи уполномоченных лиц. К электронным счетам-фактурам выдвигаются следующие требования:

  • составляются в соответствии с формой, утвержденной Приказом ФНС №ММВ-7-6/[email protected] от 04.03.2015;
  • имеют квалифицированную электронную подпись;
  • передаются через оператора ЭДО, фиксирующего даты выставления документа и его получение.

Важно! Согласно действующего законодательства РФ документы, которые имеют квалифицированную электронную подпись и передаются через операторов ЭДО – это оригиналы. Распечатывать такие документы не нужно.

После того, как продавец получает от оператора подтверждение о поступлении файла с указанием даты и времени, ему необходимо в ответ направить извещение о получении подтверждения. После этого счет-фактура считается выставленным (Читайте также статью ⇒ Счет-фактура при УСН (счет-фактура с НДС и без НДС) в 2018 году).

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Электронный учет счетов-фактур

Для того, чтобы осуществлять учет НДС на предприятиях, его плательщики должны вести книгу покупок и продаж. Посредники, а также лица, которые выставляют и получают счета-фактуры в соответствии с договорами транспортной экспедиции или выполняющие функции застройщика, обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Все виды счетов-фактур (первичные, корректировочные и т.д.) подлежат единой регистрации.

Важно! Форма книги и форма журнала, в том числе и порядок их ведения указываются в Постановлении Правительства №1137 от 26.12.2011.

Учет счетов-фактур можно осуществлять как бумажном, так и в электронном виде. При этом следует помнить, что с 2015 года сведения, содержащиеся в книге и журнале подаются в декларации по НДС, предоставляется которая в электронном виде. В связи с этим и учет счетов-фактур вести удобнее также в электронном виде, а не на бумаге.

Если документооборот ведется на бумаге, то отследить дату выставления счета-фактуры и дату его получения очень сложно, поэтому отражается обычно дата его составления. При использовании электронных счетов-фактур фиксация происходит по трем датам:

В книге продаж и покупок фиксируется исключительно дата составления, так как книга необходима для учета сумм НДС. В журнал учета, ведут который посреднические организации, вносятся уже даты выставления и получения документа.

Регистрация счетов-фактур в книге продаж

С возникновением обязанностей по уплате НДС регистрация счетов-фактур происходит в хронологическом порядке в книге продаж по тому налоговому периоду, в котором возникает обязательство по уплате НДС. При регистрации указывается следующая информация:

  • код вида операции;
  • номер документа и дата его составления;
  • ИНН, КПП и наименование компании покупателя;
  • ИНН, КПП и наименование компании посредника;
  • номер и дата документа об оплате;
  • валюта и ее код;
  • сумма сделки, а также налог к уплате.

Регистрация счетов-фактур в книге покупок

С возникновением права на получение вычета по НДС счета-фактуры регистрируют в книге покупок. В ней указывается следующая информация:

  • код вида операции;
  • номер документа и дата его составления;
  • дата принятия к учету товаров (работ, услуг);
  • ИНН, КПП наименование компании продавца;
  • ИНН, КПП и наименование компании посредника;
  • реквизиты таможенной декларации;
  • валюта, ее код;
  • сумма сделки, а также налог, который может быть предъявлен к вычету.

Возникновение права на вычет

Покупатель имеет право уменьшить начисленный НДС на налог, уплаченный по купленным товарам (работам или услугам). Такое право возникает только если соблюдаются следующие условия:

  • куплены товары (работы, услуги) для операций, облагаемых НДС;
  • приобретенные товары приняты к учету;
  • от продавца получен счет-фактура.

Важно! В книгу покупок электронный счет-фактура регистрирует по дате составления, однако право на вычет будет зависеть от того, когда он получен. Возможно уменьшение налога только при наличии правильно оформленного счета-фактуры, за выставление которого отвечает продавец. То есть пока продавец не выставит счет-фактуру и покупатель не получит его, уменьшить налог не получится.

Если документ покупатель получает в налоговом периоде, в котором происходит оприходование товаров, то сложностей при принятии НДС к вычету не возникает.

Если оприходование и получение документа происходят в разных периодах, то могут возникать вопросы. При получении счета-фактуры уже после окончания налогового периода, где товары приняты к учету, но до того момента как представлена за этот период декларация, покупатель может принять НДС к вычету по тем товарам в периоде, в котором они были приняты к учету. Если счет-фактура к покупателю поступает уже после сдачи декларации, то отнести его уже придется к следующему налоговому периоду.

Регистрация счетов-фактур в журнале учета

В зависимости от того, является ли посредник плательщиком НДС, определяется его обязанность по ведению журнала учета счетов-фактур. При этом посредники, экспедиторы и застройщики не платят НДС и не принимают его к вычету по тем счетам-фактурам, которые регистрируют в своих журналах.

Журнал учета разделен на две части, в одной из которых происходит регистрация выставленных счетов-фактур, а в другой – полученных.

В первой части происходит регистрация документов по дате их выставления. Если счета-фактуры клиентам не передаются, то регистрируются они по дате составления. Во второй части происходит регистрация документов по дате их получения.

По каждому кварталу посредники обязаны предоставлять журналы учета в налоговые органы. На основании этого ИФНС осуществляет контроль, а также определяют соответствие сумм НДС начисленных и заявленных покупателями к вычету. А также соответствуют ли заявленные суммы НДС к вычету уплаченным в бюджет продавцами.

Читайте так же:  Командировочные расходы в налоговом учете

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли продублировать электронный счет-фактуру, который выставлен покупателю, в бумажном виде?

Ответ: Нет, однако при необходимости можно предоставить счет-фактуру на бумаге вместо документа в электронном виде. Это может потребоваться, например, если у оператора ЭДО произошел технический сбой.

Вопрос: В компании выставляются счета-фактуре и на бумаге и в электронном виде. Как должен осуществляться их учет?

Ответ: Регистрация в книге покупок и продаж и бумажных и электронных счетов-фактур происходит в общем хронологическом порядке. Выставляя счет-фактуру в электронном виде указывается дата поступления файла оператору ЭДО от продавца. Получая документ указать нужно дату направления файла оператором ЭДО покупателю, которая содержится в подтверждении оператора.

Внутренний порядок регистрации счетов-фактур подтвердит вычет НДС в более позднем периоде

«Российский налоговый курьер», 2014, N 1-2

Минфин позволяет заявить вычет по опоздавшему счету-фактуре.

Видео (кликните для воспроизведения).

Порядок регистрации счетов-фактур безопаснее утвердить в «учетке».

Журнал входящих писем не докажет право на вычет без конверта.

Компания-продавец выставляет счет-фактуру в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения оплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Наличие счета-фактуры является одним из условий принятия покупателем НДС к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). Нередко продавец выставляет счет-фактуру в одном налоговом периоде, а покупатель получает его только в следующем квартале. Вычет налога в такой ситуации нередко вызывает претензии у контролеров (см. врезку ниже).

Читайте на e.rnk.ru. Еще больше полезных материалов

Недавно мы проанализировали риски, которые возникают у компании при принятии к вычету НДС по «опоздавшему» счету-фактуре. Как оказалось, налоговики настаивают, что при получении такого счета-фактуры организации необходимо представить уточненную декларацию. Однако и Минфин России, и суды поддерживают налогоплательщиков, которые заявляют вычет в периоде получения счета-фактуры. Подробнее читайте на сайте e.rnk.ru в статье «Нюансы применения вычета НДС в случае, если компания получила счет-фактуру от контрагента с опозданием» // РНК, 2013, N 17.

По мнению Минфина России, компания вправе заявить вычет по «опоздавшему» счету-фактуре (Письма от 04.04.2013 N 03-07-09/11071, от 09.07.2013 N 03-07-11/26592 и от 03.05.2012 N 03-07-11/132). Но дату поступления счета-фактуры в организацию безопаснее подтвердить документально.

Счет-фактуру компания регистрирует в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 3 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. Приложением к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137) и книге покупок (п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением N 1137). Однако ни журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, ни книга покупок не содержат реквизита «Дата поступления счета-фактуры». Суды подтверждают, что регистрация счета-фактуры в книге покупок не свидетельствует о дате его получения (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 04.09.2012 N А43-20510/2011).

В связи с этим момент получения счета-фактуры компании подтверждают следующими документами:

  • соответствующей записью в журнале входящей корреспонденции;
  • почтовым штемпелем с указанием даты на конверте, в котором поступил документ;
  • распиской курьера или отчетом службы доставки.

Компании целесообразно разработать внутренний регламент регистрации счетов-фактур (см. образец на с. 33). В этом случае определить дату получения счета-фактуры можно будет на основании штампа и регистрационного номера входящего документа.

1. Регламент регистрации счетов-фактур целесообразно утвердить в учетной политике. Формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, документов для внутренней бухгалтерской отчетности, а также правила документооборота и технологию обработки учетной информации компания закрепляет в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н). Поэтому, несмотря на то что счета-фактуры не являются первичными документами (это налоговые документы, подтверждающие факт реализации для целей учета НДС) и на них не распространяется законодательство о бухгалтерском учете, порядок регистрации полученных счетов-фактур компания вправе разработать самостоятельно и утвердить в приложении к учетной политике. Тем более что порядок регистрации счетов-фактур Минфин России позволяет налогоплательщику определить самостоятельно (Письмо от 02.07.2013 N 03-07-09/25177).

2. В регламенте регистрации счетов-фактур важно указать должность ответственного сотрудника (или подразделения). На практике почтовые отправления, как правило, поступают в канцелярию или секретариат. Поэтому обязанности по регистрации полученных счетов-фактур в журнале входящей корреспонденции можно возложить на эти подразделения (тем самым разгрузив бухгалтерию). Кроме того, целесообразно указать Ф.И.О. сотрудника, который зарегистрировал полученный документ. Это поможет компании избежать споров в том случае, если счет-фактура будет зарегистрирован позднее, чем он фактически поступил в компанию.

В регламенте регистрации счетов-фактур можно также закрепить ответственность работника за нарушение правил регистрации счетов-фактур в журнале входящей корреспонденции. Зарегистрированные входящие документы ответственный сотрудник незамедлительно передает в бухгалтерию для их регистрации в журнале полученных и выставленных счетов-фактур и книге покупок. При необходимости секретарь может сделать копии с зарегистрированного документа, но оригинал необходимо сразу после регистрации передать в бухгалтерию.

Отметим, что регистрацию счетов-фактур в журнале полученных и выставленных счетов-фактур и книге покупок небезопасно доверять секретарю. Поскольку в этом случае ответственный сотрудник должен иметь профессиональные знания в налоговой сфере. Ведь от порядка регистрации счета-фактуры в указанных регистрах зависит право компании на вычет «входного» НДС. Так, в одном из дел компания подтвердила право на вычет по налогу на добавленную стоимость записями в журнале регистрации счетов-фактур, в котором были зарегистрированы спорные документы (Постановление ФАС Центрального округа от 16.09.2013 N А54-5894/2012).

В другом споре организация не представила журнал учета полученных счетов-фактур. В результате суд посчитал, что документы, свидетельствующие о правомерности заявленного вычета, отсутствуют, и передал дело на новое рассмотрение (Постановление ФАС Центрального округа от 25.10.2013 N А64-1330/2012).

3. В регламенте регистрации счетов-фактур безопаснее закрепить необходимость визуального исследования полученных документов. Нередко ошибки при заполнении счетов-фактур приводят к отказу в вычете НДС . Сотрудник канцелярии, не обладая бухгалтерскими знаниями, вряд ли сможет выявить существенные ошибки поставщика в оформленном счете-фактуре. Однако, если секретарь обнаружит отсутствие сведений в том или ином поле документа и сообщит об этом в бухгалтерию, он существенно облегчит работу бухгалтеру. Последний сразу свяжется с поставщиком с просьбой уточнить или исправить неверно оформленный счет-фактуру.

Подробнее читайте на e.rnk.ru в статье «Какие ошибки или неточности в счете-фактуре налоговики считают существенными нарушениями и поэтому отказывают в вычете НДС» // РНК, 2013, N 20.

Так, регистрируя полученные счета-фактуры в журнале полученной корреспонденции, секретарь может выявить отсутствие подписи поставщика на счете-фактуре (проставление факсимиле) или получение копии счета-фактуры. По мнению Минфина России, вычет возможен лишь при получении оригинала счета-фактуры (Письмо от 01.06.2010 N 03-07-09/33). Поэтому налоговики нередко отказывают компании в вычете НДС на основании счета-фактуры, полученного по факсу или подписанного факсимиле (Письмо УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 N 16-15/[email protected], Постановления ФАС Северо-Западного от 11.04.2012 N А56-69600/2010, Поволжского от 07.06.2008 N А55-11510/2007 и от 18.03.2008 N А55-11507/2007-31 округов).

Читайте так же:  Новости о пенсиях на сегодняшний день работающим

Примечание. Секретарю необходимо сообщать в бухгалтерию об отсутствии подписи поставщика на счете-фактуре.

Вместе с тем некоторые суды поддерживают налогоплательщиков (Постановления ФАС Центрального от 12.08.2011 N А48-3632/2010, Московского от 14.10.2009 N КА-А40/10645-09 и Северо-Западного от 30.08.2007 N А42-4217/2006 округов).

4. Ответственному сотруднику важно сохранять конверты, в которых были получены счета-фактуры. Почтовый штемпель на конверте дополнительно подтвердит дату поступления указанного документа в организацию. Если счета-фактуры доставлены курьером поставщика или курьерской службой, об этом целесообразно сделать соответствующую отметку в журнале полученной корреспонденции. При этом на полученном конверте проставить дату, должность курьера и его подпись с расшифровкой.

Примечание. Дату получения счета-фактуры докажет почтовый штамп, отчет курьера и подтверждение электронного оператора.

В частности, ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 19.09.2013 N А81-3853/2012 признал правомерным отказ компании в вычете НДС. В этом деле организация получила счета-фактуры в более позднем периоде, чем они были составлены. По мнению компании, вычет невозможно было заявить ранее, поскольку счета-фактуры поступили позже. Это подтверждали журнал учета входящих счетов-фактур и журнал регистрации входящей корреспонденции, в которых были зарегистрированы спорные документы. Суд отклонил этот довод компании, поскольку факт получения счетов-фактур позже указанных в них дат документально подтвержден не был.

По мнению суда, журналы входящей корреспонденции и журналы регистрации счетов-фактур являются односторонними (внутренними) документами компании и не доказывают дату получения счетов-фактур. Возможно, если бы компания дополнительно представила и иные документы, подтверждающие момент получения счетов-фактур (почтовые конверты, отчеты службы доставки корреспонденции), суд согласился бы с периодом применения спорного вычета.

Примечание. Суд не всегда принимает журнал входящей корреспонденции в качестве доказательства периода получения счета-фактуры.

5. В регламенте регистрации счетов-фактур необходимо прописать порядок отражения даты поступления электронных счетов-фактур. Датой получения электронного счета-фактуры является дата направления оператором электронного документооборота покупателю файла счета-фактуры (п. 1.11 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н).

Чтобы документально зафиксировать дату поступления электронного счета-фактуры, компании целесообразно закрепить, что секретарь или сотрудник IT-отдела распечатывает на бумаге полученный счет-фактуру и подтверждение оператора электронного документооборота об отправке счета-фактуры и передает указанные документы в канцелярию. Впоследствии секретарь в общем порядке регистрирует указанный документ в журнале входящей корреспонденции и делает отметку о том, что счет-фактура получен в электронном виде.

6. В регламенте регистрации счетов-фактур целесообразно обозначить порядок и сроки регистрации счетов-фактур в журнале входящей корреспонденции. Зарегистрировать поступивший документ безопаснее в течение одного рабочего дня. Ведь если дата получения счета-фактуры, указанная на почтовом штампе, будет отличаться от даты регистрации входящего документа, компания не сможет обосновать период применения вычета. Есть риск, что налоговики откажут компании в вычете налога, аргументируя это своевременным получением счета-фактуры. Кроме того, если счет-фактура поступит в последний день налогового периода, а зарегистрирован он будет позже, компания сможет получить вычет лишь в следующем квартале.

Кроме того, необходимо каждому полученному счету-фактуре присвоить входящий номер. Это позволит облегчить поиск нужного документа. При этом пронумеровывать входящие документы по общим правилам документооборота следует в хронологическом порядке.

Как регистрировать и хранить счета-фактуры

«Арсенал предпринимателя», 2012, N 5

26.12.2011 было принято Постановление Правительства РФ N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», которое установило новые правила регистрации и хранения полученных и выданных счетов-фактур. Рассмотрим подробнее указанные изменения.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление N 1137) впервые утверждена форма Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — Журнал) (Приложение N 3 к Постановлению N 1137). Журнал состоит из двух частей: ч. 1 — «Выставленные счета-фактуры» и ч. 2 — «Полученные счета-фактуры». Раньше для этих целей применялись два самостоятельных Журнала (пример 1).

Пример 1.

Теперь счета-фактуры можно выставлять не только в бумажном виде, но и в электронном. Кроме «обычного» счета-фактуры, мы сейчас имеем еще корректировочный, причем их формы предусматривают возможность вносить исправления путем составления новых экземпляров счетов-фактур. Так вот, все перечисленные в этом абзаце разновидности счета-фактуры, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в новом Журнале.

В «шапке» Журнала указываются полное или сокращенное наименование налогоплательщика согласно учредительным документам, его ИНН и КПП, а также налоговый период, за который составлен Журнал. Раньше Журнал составлялся за год в целом, а теперь — за каждый налоговый период (для НДС налоговым периодом является квартал). Таким образом, за год необходимо будет составить 4 Журнала.

Журнал, составленный на бумажном носителе, подписывается личной подписью индивидуального предпринимателя (или уполномоченным им лицом), прошнуровывается, страницы нумеруются. Причем это делается по истечении каждого налогового периода (квартала), до 20-го числа следующего за ним месяца. Страницы Журнала скрепляются печатью при ее наличии.

[1]

Если Журнал ведется в электронном виде с помощью бухгалтерской программы и у вас нет ЭЦП, его необходимо распечатывать по окончании каждого квартала для оформления в вышеуказанном порядке.

Журнал, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) ИП (уполномоченного лица). Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, при проведении налоговой проверки в соответствии со ст. 93 НК РФ).

Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением N 1137).

При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код — 1, в электронном виде — 2.

Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель — по дате получения.

К сведению. В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность. При использовании услуг спецоператора для обмена электронными документами в качестве даты регистрации выставленного счета-фактуры в Журнале указывается дата поступления файла счета-фактуры спецоператору, которая берется из его подтверждения. Если продавец не получил извещения от покупателя о получении им счета-фактуры, то такой документ не может быть зарегистрирован в Журнале (даже если продавец имеет подтверждение спецоператора с указанием даты и времени).

При повторном направлении одного и того же счета-фактуры в электронном виде указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры.

Читайте так же:  Как воспользоваться накопительной частью пенсии

Книга покупок и Книга продаж

В новой форме Книги покупок (Приложение N 4 к Постановлению N 1137) состав показателей почти не изменился. В табличную часть Книги дополнительно внесены три графы (2а, 2б и 2в), в которые заносятся номер и дата исправлений и корректировочных счетов-фактур, в том числе их исправлений. Еще несколько изменились названия граф 6 — 12. Существенно это только для графы 6: теперь из ее названия следует, что страну происхождения нужно указывать в виде цифрового кода. См. образцы заполнения этих документов в примерах 2 и 3.

Пример 2.

До завершения расчетов по товарам (работам, услугам), отгруженным (выполненным, оказанным) до 1 января 2004 г.

Пример 3.

[2]

До завершения расчетов по товарам (работам, услугам), отгруженным (выполненным, оказанным) до 1 января 2004 г.

Счета-фактуры, полученные от продавцов и зарегистрированные в ч. 2 Журнала, подлежат регистрации в Книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты по НДС. Это касается всех разновидностей счетов-фактур: «обычных», исправленных и корректировочных, оформленных как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Если продавец повторно направил ранее составленный счет-фактуру в электронном виде (в который на дату повторного направления внес изменения) с исправленными реквизитами, то такой счет-фактура, с указанием номера и даты исправления, по мере возникновения права на налоговые вычеты регистрируется покупателем в Книге покупок. А первоначально составленный счет-фактура (до внесения в него исправлений), направленный продавцом покупателю и не полученный покупателем, в Книге покупок покупателя не регистрируется.

Интересен вопрос о регистрации счетов-фактур, операции по которым облагаются по различным ставкам НДС или не подлежат налогообложению. В этом случае регистрация счета-фактуры в Книге покупок производится на ту сумму, на которую налогоплательщик получает право на вычет и которая определяется с учетом положений п. 10 ст. 165 и п. 4 ст. 170 НК РФ.

Не менее важный момент касается регистрации корректировочных счетов-фактур. Если происходит снижение стоимости товара, то этот документ в Книге покупок регистрирует поставщик. Если рост стоимости, то покупатель.

Правила для ведения Книги продаж в основном аналогичны Правилам ведения Книги покупок, поэтому не будем на них останавливаться подробно.

К сведению. Составленные счета-фактуры (в т.ч. электронные) подлежат регистрации в Книге продаж вне зависимости от даты их получения покупателями.

В действовавшем ранее Постановлении Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее — Постановление N 914) не был четко прописан порядок внесения корректировок в Книгу покупок и Книгу продаж в ситуациях, когда счета-фактуры исправляются в том же налоговом периоде, в котором они зарегистрированы в соответствующей Книге. Теперь дополнительные листы оформляются только в случае необходимости внесения изменений в Книгу за прошедшие налоговые периоды (п. 4 Правил ведения Книги покупок и п. 3 Правил ведения Книги продаж, утвержденных Постановлением N 1137). Корректировка Книги за текущий период производится непосредственно в ней, а не на дополнительном листе.

Составленные на бумажном носителе, Книги покупок и продаж подписываются личной подписью ИП (уполномоченного им лица), прошнуровываются, страницы пронумеровываются. При этом страницы скрепляются печатью. Оформлять документ необходимо по истечении налогового периода (каждого квартала), до 20-го числа следующего за ним месяца.

Дополнительные листы Книг, составленных на бумажном носителе, также подписываются ИП и прикладываются к той Книге, в которой был зарегистрирован исправленный счет-фактура.

Если Книги ведутся в электронном виде, то они и дополнительные листы к ним должны подписываться электронной цифровой подписью ИП (уполномоченного представителя). Данный порядок установлен для передачи их в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ.

Срок хранения счетов-фактур, Журнала и Книг

Раньше покупатели вели Журнал учета полученных от продавцов счетов-фактур, в котором они хранились, а продавцы вели Журнал учета выставленных счетов-фактур, где хранили их вторые экземпляры. При этом в старом Постановлении N 914 указан срок хранения Книги покупок и Книги продаж, предназначенных для регистрации счетов-фактур, который составлял 5 лет с даты последней записи (п. п. 15, 27 Постановлении N 914). Соответственно, и срок хранения счетов-фактур должен был быть таким же.

Но данный порядок не соответствовал требованиям пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, где установлена обязанность налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов в течение 4 лет.

С вступлением в силу Постановления N 1137 это противоречие устранено. Книгу продаж (Книгу покупок), составленную как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также дополнительные листы к ней следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 Правил ведения Книги продаж, п. 24 Правил ведения Книги покупок). Соответственно, и счета-фактуры, зарегистрированные в Книге, подлежат хранению в течение такого же срока.

Причем счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке по мере их выставления/получения за соответствующий налоговый период.

Видео (кликните для воспроизведения).

К сведению. В Постановлении N 1137 все сроки хранения указаны только для Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также Книги покупок и Книги продаж — не менее 4 лет с даты последней записи. На этом основании мы и делаем вывод, что счета-фактуры должны иметь этот же срок хранения. Хотя напрямую Постановление N 1137 о надлежащем сроке хранения счетов-фактур не говорит! Зато есть прямое указание о правилах учета и хранении (также в течение 4 лет) документов, не регистрируемых в журнале учета, таких, как таможенная декларация, заявление о ввозе товара и об уплате косвенных налогов и т.д.

Источники


  1. Шнитенков, А. В. Глава 23 УК РФ. Преступления против интересов службы в коммерческих и иных организациях. Постатейный комментарий. Судебная практика: моногр. / А.В. Шнитенков. — М.: Юстицинформ, 2018. — 917 c.

  2. Ведихин, А. Forex от первого лица. Валютные рынки для начинающих и профессионалов / А. Ведихин. — М.: Омега-Л, 2005. — 428 c.

  3. Пчелинцева, Л.М. Семейное право России; Норма, 2011. — 704 c.
  4. Оксамытный, В.В. Теория государства и права. Гриф МО РФ / В.В. Оксамытный. — М.: Камерон, 2004. — 246 c.
Регистрация счетов фактур в налоговой
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here