Порядок восстановления трудовой книжки при утере

Основной документ, в котором собраны сведения о трудовом стаже любого человека – трудовая книжка. Её потеря становится серьезной проблемой.

Но восстановление вполне возможно, особенно в случае, если дело касается периода работы после 1997 года, когда работодателей обязали подавать сведения о рабочем стаже сотрудников в Пенсионный Фонд.

Что включает в себя понятие

Восстановление трудовой книжки после утери подразумевает заполнение нового бланка, который будет считаться дубликатом. В него вносят всю информацию из старого документа, но только при условии, что ее удалось документально подтвердить. Порядок восстановления трудового стажа включает в себя следующие шаги:

  • Определение виновного в утрате;
  • Определение работодателя, который будет заполнять дубликат;
  • Сбор сведений о стаже работы;
  • Написание заявления с просьбой оформить дубликат;
  • Получение дубликата.

Дубликат имеет равную юридическую силу с первым экземпляром трудовой.

Где взять информацию о стаже

Сведения восстанавливаются несколькими способами:

  1. Разослать запросы всем работодателям, у которых трудился человек, потерявший документ. Они на основании приказов выдадут справку, содержащую необходимые сведения о работе.
  2. Если какая — либо из организаций уже прекратила существование, то за информацией можно обратиться в государственный архив, куда ликвидируемые компании обязаны сдавать документацию.
  3. Обращение в Пенсионный Фонд также поможет получить необходимые данные о стаже. Но это касается только периода после 1997 года. Имейте в виду, что в некоторых субъектах федерации данные начали подаваться еще позже, вплоть до 2002 года. Если речь идет о восстановлении рабочего стажа после 2002 года, то обратиться сразу в ПФР будет значительно быстрее, чем рассылать запросы бывшим работодателям.
  4. Если три предыдущих шага не помогли, и найти документы о стаже не удалось, обращайтесь в суд. Судья восстановит его на основании документов, имеющихся у человека (договора, выписки из приказов и лицевых счетов и т.д.), либо по показаниям двух и более свидетелей.

Сотрудник может воспользоваться четырьмя способами сразу, в отличие от ситуации, когда стаж восстанавливает работодатель (не может обратиться в суд).

Кто занимается сбором сведений

Правила восстановления трудовой книжки возлагают обязанности по сбору информации о работе на сторону виновную в утере.

При утере документа работником справки и прочие бумаги собирает он, но законодательство обязывает работодателя, который будет выписывать дубликат, содействовать человеку в получении необходимых данных. Чаще всего это выражается в составлении и отправлении запросов в соответствующие инстанции от имени юридического лица, в то время как сотрудник представляет сведения о предыдущих работодателях.

При утере трудовой по вине работодателя обязанности по восстановлению информации ложатся на него, а точнее на отдел кадров. Сотрудник может оказать помощь, указав прежних работодателей.

Отдельная ситуацию, если книжка потеряна человеком в то время, когда он получил ее на руки у действующего работодателя. В этом случае все будет зависеть от того, как оформлена выдача. Вина будет только на сотруднике при наличии двух документов: заявления о выдаче и расписки о получении. Тогда вина будет только на сотруднике.

Кто выписывает дубликат

Дубликат трудовой имеет право выписать только юридическое лицо, либо индивидуальный предприниматель.

Обязанность оформить новую книжку ложится на:

  • Работодателя, с которым у работника заключен договор в момент утери трудовой;
  • На последнего существующего работодателя, с которым у человека были договорные отношения, в случае если на момент утери он является безработным.

Организация не вправе отказать бывшему сотруднику в выписке дубликата.

По закону на это дается 15 дней, но, как правило, этого периода недостаточно, чтобы получить полные сведения о стаже.

Порядок заполнения

Дубликат заполняется на обычном бланке. Его титульный лист полностью идентичен трудовой, за исключением надписи «Дубликат», сделанной вверху страницы.

Дату заполнения ставят фактическую, то есть ту, когда был заполнен дубликат. Внизу ставят печать организации, выдающей новый документ.

В разделе «Сведения о работе» указывается общий стаж, подтвержденный документально (порядковый номер и дата не ставятся). Стаж указывается прописью.

После этого вносится информация о каждом месте работы отдельно, аналогично, как это было в трудовой. Начинают от самого раннего по времени места работы к самому позднему (порядковый номер не ставят). То есть, заполняются графы с 2 по 4. Если сведения не полные колонки оставляют пустыми. Например, нет данных о приказах на прием и увольнение.

Обратите внимание! Если документ восстанавливается действующим работодателем, то стаж работы у него, не включается в сумму, которая указывается в начале. Эта информации вносится отдельной записью с соблюдением правил заполнения трудовой, в том числе и с простановкой порядкового номера.

Данные правила заполнения дубликата применяются не только при утрате основного документа, но и в случаях его порчи, либо в нем имеется запись, признанная недействительной в судебном порядке.